Gestão de processos: 4 erros comuns em empresas de serviços

Ter processos sólidos e bem estruturados é uma grande vantagem competitiva para qualquer empresa, especialmente para aquelas que atuam com a prestação de serviços. Mas, para isso, é preciso evitar alguns erros comuns na gestão de processos.

Pensando nisso, criamos um conteúdo especialmente para você. Continue lendo e veja os principais erros que devem ser eliminados. Boa leitura!

1. Falta de comunicação eficiente na gestão de processos

A comunicação é um dos mais importantes elementos da gestão. Quando ela não existe, por mais bem estruturado que seja o processo, os resultados serão catastróficos. Por isso, é importante investir na comunicação com a equipe.

Você deve começar pelo topo. Incentive todos os líderes do empreendimento a adotarem um diálogo claro com seus liderados, explicando exatamente “o que”, “por quem”, “quando” e “como” algo deve ser feito.

Além disso, é importante contar com a ajuda da tecnologia. Com um software de qualidade, é possível ter todas essas informações em gráficos detalhados e facilitar a comunicação interna.

2. Ausência de um planejamento adequado

Um bom planejamento funciona como um passo a passo, indicando tudo o que deve ser feito. Sem isso, é provável que todo o processo fique mais confuso e complexo de entender. Mas que tipo de planejamento é o ideal para processos?

O fluxograma é o mais comum. Seu objetivo é ilustrar graficamente as diversas etapas do processo, do primeiro até o último passo. Tudo isso é feito por meio de módulos em formato geométrico e interconectados, onde cada módulo representa uma ação.

Esse planejamento deve ser compartilhado com a equipe, para que todos fiquem por dentro do que será feito e como será feito. Assim, você terá uma clareza muito maior e eliminará o problema da falta de planejamento.

3. Inexistência de um software de gestão de serviços

O software de gestão de serviços é um item-chave para o sucesso na gestão de processos. A realidade é que, hoje, empresas que não se adequam as novas tecnologias estão muito atrás da concorrência, podendo perder mercado por isso.

Com esse software, é possível realizar todo o mapeamento do fluxo de trabalho, além de integrar diversas áreas em um único lugar — compras, estoque, orçamento, etc. — dando maior assertividade e fluidez a todo o serviço realizado.

Além de tudo, o software de gestão de serviços oferece diversos gráficos que são atualizados diariamente e permitem a mensuração dos resultados. Com isso, a administração pode tomar decisões estratégias baseadas em dados atualizados.

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4. Uso de planilhas ultrapassadas

Nada pior para a gestão de processos do que planilhas desatualizadas e mal impressas. Isso traz uma série de danos, tais como: falta de segurança da informação, dados desatualizados, dificuldade de acesso e não gera gráficos automaticamente.

Tudo isso reflete diretamente na eficiência do processo e na produtividade dos envolvidos, afinal, todo o trabalho fica mais obstativo.

Quando esses erros são eliminados, os processos tornam-se mais ágeis e bem-sucedidos. Além disso, elevam a produtividade do negócio, contribuem para atender melhor os clientes e desenvolver um diferencial competitivo para a empresa.

Agora que já conhece os principais erros da gestão de processos, aproveite para compartilhar suas dúvidas ou experiências sobre o assunto. Deixe seu comentário abaixo!